Em muitos órgãos públicos, ainda é comum um único login "admin" usado por todo o setor, senha anotada em papel e ex-servidores com acesso meses depois de saírem. Isso é um risco enorme — para os dados do cidadão e para os próprios servidores, que ficam sem como provar o que fizeram ou deixaram de fazer.
Controle de acesso é o conjunto de regras e ferramentas que define quem pode ver, criar, alterar e excluir cada informação.
Os quatro pilares
1. Identificação individual
Cada pessoa tem o seu login. Sem contas compartilhadas. É a base de qualquer responsabilização.
2. Autenticação forte
Senha sozinha não basta. A autenticação em dois fatores (código no celular ou aplicativo autenticador) bloqueia a imensa maioria dos ataques com senha vazada.
3. Autorização por perfil
O servidor recebe permissões de acordo com a função — o chamado privilégio mínimo:
| Perfil | Pode | Não pode |
|---|---|---|
| Atendente | Registrar e consultar solicitações | Excluir registros |
| Almoxarife | Lançar entradas e saídas | Alterar preços contratados |
| Gestor | Aprovar e ver relatórios | Apagar histórico |
| Administrador | Gerenciar usuários | Operar sem registro |
4. Auditoria
Todo acesso e alteração relevante fica registrado: quem, o quê, quando e de onde. A trilha de auditoria protege o órgão em fiscalizações e protege o servidor honesto.
Ciclo de vida do acesso
- Entrada: acesso criado a partir de solicitação da chefia, com perfil definido;
- Mudança de função: permissões antigas removidas, não apenas somadas;
- Saída: acesso bloqueado no mesmo dia do desligamento;
- Revisão periódica: a cada seis meses, cada gestor confirma quem da equipe precisa de quê.
Relação com a LGPD e os órgãos de controle
A LGPD exige medidas técnicas para proteger dados pessoais contra acessos não autorizados. Tribunais de contas e controle interno, por sua vez, cobram rastreabilidade de operações como compras, estoque e pagamentos. Um bom controle de acesso atende os dois de uma vez.
O que exigir dos sistemas que a prefeitura contrata
- Login individual com suporte a dois fatores ou login gov.br;
- Perfis configuráveis por função e por secretaria;
- Registro de auditoria que não pode ser apagado por usuários comuns;
- Bloqueio após tentativas de senha errada;
- Encerramento automático de sessão inativa;
- Relatório de usuários ativos para revisão.
Na prática, na GM Tecnologia
O SIGEM, sistema de estoque e almoxarifado, registra cada movimentação com o responsável e o horário, e separa as permissões entre quem requisita, quem aprova e quem entrega. O mesmo princípio guia nossos sistemas legislativos, portais e CRM para governo.
Conclusão
Controle de acesso bem feito não atrapalha o trabalho — ele dá segurança para trabalhar. Conheça o SIGEM ou fale com a GM Tecnologia para avaliar os acessos dos sistemas do seu órgão.